O Intuit Enterprise Suite (IES) permite que as empresas mantenham dados e usuários separados em várias empresas enquanto os gerenciam em um único sistema. Cada entidade mantém seus próprios registros financeiros, enquanto as permissões baseadas em funções controlam o acesso dos usuários. Essa estrutura ajuda as organizações a gerenciar múltiplas entidades com eficiência, ao mesmo tempo que mantém uma separação clara de dados e relatórios financeiros.
Principais conclusões
- Configure cada empresa como uma entidade separada para manter os registros financeiros distintos.
- Use permissões baseadas em funções para limitar quem pode visualizar ou editar cada entidade.
- Revise a precisão das postagens e os relatórios consolidados sem mesclar os dados da empresa.
O que é separação de dados e usuários em software de contabilidade?
A separação de dados e usuários em software de contabilidade significa que cada empresa ou entidade mantém seus próprios registros financeiros, enquanto o acesso dos usuários é controlado por meio de permissões. Isto permite que as empresas gerenciem múltiplas entidades dentro de um sistema sem misturar dados financeiros, garantindo ao mesmo tempo que os usuários acessem apenas as informações relevantes para a sua função.
Como gerenciar dados e usuários em várias empresas
O gerenciamento de múltiplas entidades requer estruturas claras tanto para dados financeiros quanto para acesso de usuários. As etapas a seguir descrevem como as empresas podem manter a separação ao usar um sistema compartilhado.
- Configure cada empresa como uma entidade separada: Crie entidades individuais dentro do sistema para que cada empresa mantenha seus próprios registros financeiros.
- Defina funções e responsabilidades do usuário: Identifique quais usuários precisam de acesso a cada entidade e quais ações eles devem poder realizar.
- Atribua permissões baseadas em funções: Use permissões para controlar o acesso aos dados financeiros, garantindo que os usuários vejam ou editem apenas informações relevantes.
- Registros financeiros separados por entidade: Certifique-se de que as transações, contas e relatórios sejam registrados na entidade correta para evitar sobreposição de dados.
- Use relatórios consolidados quando necessário: Combine dados financeiros entre entidades para relatórios de alto nível, mantendo os registros subjacentes separados.
- Revise o acesso regularmente: Atualize as permissões dos usuários à medida que as funções mudam para manter o controle adequado sobre os dados financeiros.
- Monitore a precisão dos dados entre entidades: Verifique regularmente se as transações são registradas na entidade correta e se os relatórios refletem dados precisos.
Quais dados permanecem separados e quais ainda podem ser compartilhados?
| O que fica separado por empresa | O que ainda pode ser visualizado nas empresas |
| Transações financeiras | Relatórios financeiros consolidados |
| Razão geral e saldos de contas | Sincroniza salários, impostos e dados financeiros relacionados ao tempo. |
| Contas, faturas e despesas | Supervisão central pela liderança ou finanças do grupo |
| Acesso e permissões de usuários locais | Relatórios de várias entidades para usuários aprovados |
| Trilhas de auditoria em nível de entidade | Visibilidade entre empresas com base na função |
Os sistemas multientidades mantêm os registros diários da empresa separados, ao mesmo tempo que permitem que usuários aprovados visualizem informações em nível de grupo.
Exemplo: manter os dados da empresa e o acesso do usuário separados usando controles de múltiplas entidades no Intuit Enterprise Suite (IES)
Um grupo de serviços de saúde opera cinco entidades legais distintas, cada uma representando uma clínica diferente. Cada clínica tem sua própria equipe financeira responsável pelo faturamento, despesas e relatórios locais, enquanto uma equipe financeira central supervisiona o desempenho do grupo.
Antes de implementar um sistema multientidade, a empresa enfrentava problemas de acesso a dados. A equipe de uma clínica poderia acidentalmente visualizar ou editar dados de outro local, e erros de relatório ocorriam quando as transações eram registradas na empresa errada.
Após a adoção do Intuit Enterprise Suite (IES), cada clínica foi criada como uma entidade separada com seus próprios registros financeiros. As permissões de usuário foram configuradas para que as equipes financeiras locais pudessem acessar apenas os dados de suas próprias clínicas, enquanto a equipe financeira central tivesse visibilidade de todas as entidades.
Esta separação reduziu o risco de erros de dados e melhorou os controlos internos. Cada clínica gere agora as suas próprias operações financeiras de forma independente, enquanto a liderança pode rever o desempenho consolidado sem expor ou misturar dados subjacentes.
Lista de verificação: manter dados e usuários separados no Intuit Enterprise Suite (IES)
Use esta lista de verificação para confirmar se os dados e o acesso do usuário permanecem devidamente separados em todas as entidades do seu sistema.
- Configure cada empresa como sua própria entidade
- Limite cada usuário às entidades às quais eles precisam de acesso
- Revise as permissões antes de adicionar novos usuários
- Confirme se as transações foram lançadas na entidade correta
- Verifique se as equipes locais não conseguem visualizar os dados de outras empresas
- Teste relatórios consolidados sem alterar registros em nível de entidade
- Revise erros de acesso e postagem no final de cada mês
Melhores práticas e armadilhas para dados multientidades e gerenciamento de usuários
Siga estas práticas recomendadas para manter a precisão dos dados, controlar o acesso e evitar erros comuns ao gerenciar várias entidades.
- Dê aos usuários o mínimo de acesso necessário para realizar seu trabalho.
- Revise as permissões regularmente à medida que as equipes e as funções mudam.
- Padronize as convenções de nomenclatura entre entidades para reduzir erros de relatórios.
- Treine as equipes para lançar transações de forma consistente na entidade correta.
- Evite logins compartilhados, que reduzem a responsabilidade e a visibilidade da auditoria.
- Perguntas frequentes sobre separação de dados e acesso do usuário
O software de contabilidade pode manter os dados separados entre várias empresas?
Sim. Muitos sistemas contábeis oferecem suporte a estruturas multientidades que permitem que cada empresa mantenha registros financeiros separados. Esses sistemas também fornecem relatórios consolidados, para que as empresas possam visualizar o desempenho geral sem combinar ou misturar dados subjacentes entre entidades.
Como funciona o acesso do usuário em sistemas de contabilidade multientidades?
O acesso do usuário normalmente é controlado por meio de permissões baseadas em funções. Isso permite que as empresas definam o que cada usuário pode ver ou editar em entidades específicas. As permissões ajudam a garantir que os funcionários acessem apenas os dados financeiros relevantes para suas responsabilidades.
O Intuit Enterprise Suite (IES) mantém os dados da empresa separados?
Sim. O Intuit Enterprise Suite (IES) oferece suporte à contabilidade multientidade, permitindo que as empresas mantenham registros financeiros separados para cada empresa enquanto os gerenciam em um sistema. As permissões baseadas em funções ajudam a controlar o acesso aos dados entre entidades.
Posso visualizar relatórios consolidados sem mesclar os dados da empresa?
Sim. Os sistemas de contabilidade multientidade permitem que as empresas gerem relatórios consolidados que combinam dados financeiros entre entidades. Esses relatórios fornecem uma visão geral do desempenho, ao mesmo tempo que mantêm separados os registros financeiros subjacentes de cada empresa.
